Kontrollsystem

Verfahrensdokumentation für die Apotheke

Spätestens seit der Einführung der GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Sie verpflichtet, für Ihre Apotheke eine Verfahrensdokumentation mit integriertem Kontrollsystem zu führen.

Die Verfahrensdokumentation Ihrer Apotheke zeigt dabei die Arbeitsweise und Zuständigkeiten in Ihrer Apotheke auf. Dazu werden von uns zuerst die einzelnen Arbeitsschritte in Ihrer Apotheke von der Bestellung über den Wareneingang, der Lagerhaltung bis hin zum Verkauf und der Abrechnung aufgenommen und in einer schriftlichen Verfahrensdokumentation festgehalten.

Durch die Festhaltung der Arbeitsschritte werden Falschanwendungen vermieden und jeder Mitarbeiter Ihrer Apotheke erhält einen verbindlichen Katalog von Arbeitsanweisungen und Zuständigkeiten. Die Verfahrensdokumentation Ihrer Apotheke stellt für Sie sowie für Ihre Mitarbeiter ein Instrument dar, das eine stets gleichbleibende Qualität mit dem Umgang der Warenwirtschaft garantiert, auch wenn neues Personal der Apotheke beitritt.

Integriertes Kontrollsystem

Durch das integrierte Kontrollsystem werden in regelmäßigen Abständen die in der Verfahrensdokumentation Ihrer Apotheke festgehaltenen Arbeitsschritte auf Umsetzung geprüft und überwacht. Hierzu werden in Ihrem Warenwirtschaftssystem Auswertungen angelegt und schon bestehende Listen genutzt. Durch diese regelmäßigen Plausibilitätskontrollen sichern Sie Ihre Apotheke gegen Schäden und Manipulationen ab.

Im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation und des internen Kontrollsystems entwickeln wir für Ihre Apotheke ein revisionssicheres Datensicherungskonzept. Hierbei werden die Sicherungen Ihrer Apothekensoftware sowie das Backup Ihrer sonstigen Daten überprüft. Die in einer Apotheke durch die Warenwirtschaftshersteller eingerichteten Datensicherungen umfassen in der Regel nur die das Warenwirtschaftssystem betreffenden Datenbanken und sind nicht ausreichend, um im Verlustfall eine vollständige Wiederherstellung aller steuerrelevanten Daten Ihrer Apotheke zu ermöglichen.

Weiterhin können Sie die aus der Nutzung der Verfahrensdokumentation und des internen Kontrollsystems entstehenden Protokollierungen nutzen, um die Umsetzung der Verfahrensdokumentation in Ihrer Apotheke im Falle einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung glaubhaft zu machen.

Ablauf

• Aufnahme der Ist-Situation der Anwendung Ihres Apotheken-Warenwirtschaftssystems
• Festlegung konkreter Regeln für die Anwendung der Warenwirtschaft in Ihrer Apotheke
• Festlegung von verantwortlichen Mitarbeitern
• Erstellung von Protokollen zur Kontrolle der richtigen Umsetzung
• Erstellung einer schriftlichen „Verfahrensdokumentation mit IKS“
• Optional: Externe Revision der ordnungsgemäßen Umsetzung
• Optional: Prüfung der Daten Ihrer Warenwirtschaft auf Fehlanwendungen/Manipulationen

Kundennutzen

• Optimierung von Prozessen durch einheitliche WAWI-Anwendung
• Perfekte Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung
• Verringerung der Gefahr von Manipulationen